Schaal je agency, ZONDER DAT JE OPERATIE INSTORT.
Operationele workflows zodat jouw agency kan opschalen zonder chaos.
De "Aanklooifase" is voorbij, maar nu begint het te rammelen…
Je agency groeit. Meer klanten. Meer projecten. Meer teamleden. Maar in plaats van rust ontstaat er… ruis.
Informatie staat verspreid over Slack, mail, WhatsApp en calls
Niemand weet precies in welke fase een project zit
Deadlines worden pas laat duidelijk
Facturen worden te laat gestuurd of betaald
Uren worden gegokt
Je team stelt continu vragen waar het antwoord eigenlijk ergens had moeten staan
Je merkt dat je steeds meer aan het managen bent… en steeds minder aan het ondernemen.
En het frustrerende is: je hebt al een projectmanagement tool. Alleen niemand gebruikt hem echt zoals bedoeld.
JE DOET ALLES GOED, BEHALVE HOE HET INTERN WERKT
Dit hoor ik bijna elke agency owner zeggen: “We doen goed werk, maar intern is het chaos.”
Het kost je:
winst (projecten duren langer dan gepland)
cashflow (facturen gaan te laat de deur uit of worden te laat betaald)
klanten (vertraging en miscommunicatie)
teamenergie (constante context switching)
en vooral: mentale ruimte
Hoe groter je agency wordt, hoe harder dit probleem groeit.
Niet omdat je team ‘‘slecht’’ is, maar omdat je werkt zonder systeem.
Stel je voor:
een agency die draait als een geoliede machine
Een situatie waarin je ’s ochtends je dashboard opent en direct ziet dat elk project op schema ligt.
Je team weet precies wat ze moeten doen en wanneer, omdat ze automatisch seintjes krijgen zodra een taak klaar is voor de volgende fase.
Gegevens stromen automatisch van je CRM naar je projecttool en je facturatie, zonder handmatig werk of menselijke fouten.
Je hebt weer grip op je planning, capaciteit én marges.
Je cashflow wordt voorspelbaar.
Nieuwe collega’s zijn binnen no-time ingewerkt, omdat alles logisch en vindbaar is ingericht.
En het belangrijkste: je team werkt rustiger, sneller en met meer plezier.
Waardoor jij eindelijk weer ruimte hebt om aan je bedrijf te werken in plaats van er middenin te verzuipen.
Hoe we dit oplossen
Ik bouw geen tool-setup. Ik ontwerp hoe jouw agency werkt.
Eerst brengen we in kaart waar projecten vertragen, informatie lekt en geld blijft liggen.
Daarna ontwerp ik een duidelijke manier van werken die past bij jouw type agency. Pas daarna richt ik systemen en automatiseringen zo in dat ze je proces ondersteunen, niet andersom.
Daarnaast zorg ik dat je team het ook echt gaat gebruiken, door training en begeleiding te geven.
Dit keer werkt het wél, omdat we niet beginnen bij software, maar bij de operatie.
MIJN werkwijze: Een fundament voor groei
Van een rammelende operatie naar een geoliede machine. Ik bouw een systeem dat meegroeit met je ambities. Ik help je met een krachtig, eenmalig project om de operatie van je agency voorgoed te stroomlijnen.
In vier heldere stappen naar een schaalbare operatie zonder kopzorgen:
Audit & WORKFLOW MAPPING
1
We brengen samen je huidige knelpunten en ideale processen scherp in kaart.
Ik bouw jouw volledige operationele omgeving, inclusief slimme integraties met bijvoorbeeld je CRM en financiële tools.
Custom systeem
Inrichting
2
Geen handmatig werk meer. Ik automatiseer je workflows van sales tot offboarding.
3
Automatisering
Ik zorg dat je team het systeem ook echt gaat omarmen, zodat de investering zichzelf direct terugbetaalt.
4
Adoptie & training
Over the systems studio
Hi, mijn naam is Kelly.
Ik heb jarenlang midden in agencies gewerkt als projectmanager, waarbij ik dagelijks bezig was met hoe het werk intern georganiseerd werd. Niet vanaf de zijlijn, maar in de realiteit van deadlines, klanten en last-minute wijzigingen.
Mijn interesse in operations ontstond daar vanzelf. Ik zag hoe slechte systemen het plezier van het team én de winstgevendheid van projecten onder druk zetten, en hoe dat vaak onnodig was.
Daardoor weet ik waar het echt misgaat: niet in de kwaliteit van het werk, maar in hoe werk door een agency beweegt.
Ik heb gezien hoe goede teams vastlopen door onduidelijke processen en hoe relatief kleine aanpassingen enorme rust geven.
Als iemand die secuur werkt en graag overzicht creëert, haal ik er voldoening uit om structuur aan te brengen waar eerst chaos zat. Ik ben dus niet alleen degene die een tool inricht, maar iemand die begrijpt hoe een agency daadwerkelijk functioneert.
Mijn werk gaat daarom niet over software. Het gaat over hoe een agency functioneert.
Zonder goede operations heb je geen schaalbaar bedrijf, alleen drukte.