Schaal je agency, ZONDER DAT JE OPERATIE INSTORT.
Ik stroomlijn jouw operationele workflows zodat jouw agency kan opschalen zonder chaos.
JE AGENCY GROEIT, MAAR JE OPERATIE RAMMELT…
Meer klanten. Meer projecten. Meer teamleden. Je bent blij met die groei, daar werk je hard voor.
Alleen is je operatie nog steeds op dat overzichtelijke, kleinere bedrijf ingericht. Waardoor er met elke groeistap iets meer chaos in je operatie ontstaat:
Informatie staat verspreid over Slack, mail, WhatsApp en je projectmanagementtool.
Teamleden laten taken te lang liggen, omdat de status onduidelijk is.
Facturen worden te laat gestuurd en slecht opgevolgd.
Je hebt geen idee van de exacte workload van je team en de winstgevendheid per project.
Projecten lopen vertraging op en de communicatie met klanten verloopt rommelig.
En het frustrerende is: je hebt al een projectmanagement tool. Alleen niemand gebruikt hem echt zoals bedoeld.
ZONDER GOEDE PROCESSEN LOOPT JE GROEI VAST
Want dit is wat er gebeurt als je groeit op een wankel fundament:
Jij bent meer bezig met brandjes blussen, dan met strategie
Medewerkers raken tijd kwijt aan onnodige taken
Klanten worden ontevreden (en vertrekken)
Je krijgt problemen met je cashflow
Je marges worden kleiner
Je laat omzet liggen
Hoe harder je agency groeit, hoe groter de problemen worden.
ALLEEN NIEUWE SOFTWARE GAAT JE NIET REDDEN
Om van die rammelende operatie naar rust te gaan, is een mooie projectmanagementtool niet genoeg. Het probleem zit namelijk niet in je software, maar in je processen.
Je zult het fundament van je bedrijf stevig neer moeten zetten.
Wat je nodig hebt, zijn waterdichte workflows en slimme automatiseringen die passen bij de realiteit van jouw agency.
En precies dat kan ik voor je regelen.
Stel je voor:
een agency die draait als een geoliede machine
Je hebt weer overzicht
In de ochtend open je jouw dashboard en zie je direct welke projecten wel en niet op schema liggen.
Als je informatie zoekt, dan weet je direct waar je die kunt vinden. Alles staat netjes geordend op één plek.
Je hebt altijd inzicht in je planning, capaciteit en marges. Waardoor je precies weet waar je moet bijsturen.
Er blijft niks meer liggen
Teamleden zien overzichtelijk welke status taken hebben. Geen communicatie nodig. Is de taak klaar om overgenomen te worden door een collega? Dan krijgt die collega automatisch een seintje.
Loopt een contract bijna af, of is het tijd om die oud-klant weer eens op te volgen? Door slimme reminders loop jij geen kansen meer mis.
De gewerkte uren worden altijd netjes geregistreerd. Aan het eind van de maand staan de facturen voor je klanten automatisch klaar. Zodat ze altijd op tijd de deur uit gaan.
Iedereen voelt zich beter
Je team werkt rustiger, sneller en met meer plezier. Klanten zijn tevreden. En jij hebt eindelijk weer ruimte om aan je bedrijf te werken in plaats van er middenin te verzuipen.
MIJN werkwijze: Een fundament voor groei
We pakken dit niet aan met een 'quick fix', maar bouwen een systeem dat met je mee kan schalen. Dat doen we in 4 overzichtelijke stappen:
We beginnen bij de kern. Ik breng jullie huidige processen, bottlenecks en frustraties in kaart. Waar lekt er tijd? Waar vallen taken tussen wal en schip? Vervolgens teken ik efficiënte, nieuwe processen uit die wél schaalbaar zijn.
Audit & WORKFLOW MAPPING
1
Zodra het plan staat, ga ik bouwen. Ik richt de systemen en workflows volledig op maat in voor jouw agency en zorg dat alle belangrijke tools naadloos met elkaar samenwerken, zoals je CRM, projectmanagementtool en boekhoudsoftware.
Custom systeem
Inrichting
2
Hier ontstaat de echte magie. Ik automatiseer je workflows: van sales tot offboarding. Jullie hoeven vrijwel geen repetitieve handeling meer uit te voeren.
3
Automatisering
Een briljant systeem is waardeloos als je team het niet (goed) gebruikt. Ik neem je team aan de hand, train ze in de nieuwe workflows en help bij de adoptie.
4
Adoptie & training
Over the systems studio
Hi, mijn naam is Kelly.
Ik heb jarenlang midden in agencies gewerkt als projectmanager, waarbij ik dagelijks bezig was met hoe het werk intern georganiseerd werd. Niet vanaf de zijlijn, maar in de realiteit van deadlines, klanten en last-minute wijzigingen.
Mijn interesse in operations ontstond daar vanzelf. Ik zag hoe slechte systemen het plezier van het team én de winstgevendheid van projecten onder druk zetten, en hoe dat vaak onnodig was.
Daardoor weet ik waar het echt misgaat: niet in de kwaliteit van het werk, maar in hoe werk door een agency beweegt.
Ik heb gezien hoe goede teams vastlopen door onduidelijke processen en hoe relatief kleine aanpassingen enorme rust geven.
Als iemand die secuur werkt en graag overzicht creëert, haal ik er voldoening uit om structuur aan te brengen waar eerst chaos zat. Ik ben dus niet alleen degene die een tool inricht, maar iemand die begrijpt hoe een agency daadwerkelijk functioneert.
Mijn werk gaat daarom niet over software. Het gaat over hoe een agency écht werkt achter de schermen.
Zonder goede operations heb je geen schaalbaar bedrijf, alleen drukte.